中国政法大学法治政府研究院院长、教授 赵鹏
档案是各类组织和个人在社会活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的历史记录。这种记录,一方面对国家的各项工作、事件、管理、经营起到凭证作用,对于支撑科学的管理决策并确保各项工作的连续性具有重要意义;另一方面,档案实际上也记载了一个民族的生活方式、思想与精神,是国家重要的文化资产,对于总结历史经验、认识规律进而接续创造新的历史具有重要价值。
因此,推进档案工作依法管理,保障档案的合理合法收集、整理、保护、利用,为经济社会治理和文化传承提供准确的资料参考,具有重要意义,是推进国家治理体系和治理能力现代化的重要举措。为适应时代要求和现实需要,新修订的档案法于第十三届全国人大常委会第十九次会议上通过,并于2021年1月1日起正式施行。《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《实施条例》)根据档案法的新规定和新时代档案工作的新要求,在原《中华人民共和国档案法实施办法》基础上修改形成,对于推动档案法各项规定贯彻落实、促进档案事业健康发展具有重要的意义。它将档案法中的原则性规定与制度设计进行了细化规定,增强了制度的可操作性;也根据实践情况的需要,及时将实践中成熟的经验做法予以制度化、规范化,纳入档案管理体系之中,夯实了档案事业健康发展的法律制度基础。
一、以明确的档案工作机制促进责任落实
档案法确立了档案工作“统一领导、分级管理”的原则,规定了国家档案主管部门、地方档案主管部门、乡镇人民政府的档案工作职责,建立起了覆盖各机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理工作责任制。
《实施条例》则对档案法规定的档案工作职责进行了集中细化,明确了各级档案主管部门和乡镇人民政府档案主管职责的具体内容,构建起了从国家档案局,到地方档案主管部门,再到乡镇人民政府这样一个自上而下全覆盖的档案管理体制。对于地方人民政府的档案工作职责,《实施条例》也予以了强化,规定县级以上人民政府应当建立健全档案机构,提供档案长久安全保管场所和设施,并采取措施保障国家档案馆依法接收档案所需的库房及设施设备。同时,《实施条例》也明确了机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作主体责任,细化了建立档案工作责任制的相关规定,并明确相关组织应健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度。这有利于推动相关组织完善内部组织架构和管理流程来切实履行档案法规定的相关义务。整体上看,《实施条例》构建起了一个明确的档案管理工作机制,以此来促进档案工作领导责任、管理责任、执行责任的落实。
二、以规范的制度设计保障档案质量
档案对国家治理体系现代化的资料支撑作用的发挥,以全面而高质量的档案收集工作为前提,这要求以明晰、具体的规范确定相关主体的义务。与此同时,伴随经济社会快速发展,特别是在市场经济条件下,档案形成主体逐渐多元化,除机关、群团组织、国有企业事业单位外,非国有企业、社会服务机构等在研发、建设、生产、经营和服务活动中也形成了大量对国家和社会具有保存价值的材料,这些材料一方面存在私人所有权、利益甚至个人隐私等个体性的权益,另一方面也承载了历史价值和公共利益,需要在科学合理平衡各种价值的基础上,明确管理责任和归档范围。
为了从源头上确保档案的齐全完整,提高档案工作质量,《实施条例》对档案收集制度进行了完善。首先,对于各单位收集的档案,《实施条例》明确了其归档责任与移交责任,各单位应由特定机构定期归档,任何内设机构或者个人不得拒绝归档或者据为己有,依法应移交的档案则须在规定的期限内移交国家档案馆,特殊情况下可依《实施条例》的规定提前移交或延期移交。机关、群团组织、国有企业事业单位则应明确本单位的归档范围和档案保管期限,经同级档案主管部门审核同意后施行。其次,对于档案馆自行收集的档案,《实施条例》明确档案馆通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案应遵守国家有关规定,考虑档案的珍稀程度、内容的重要性等,规范相关工作,及时通过书面协议的形式明确相关各方权利义务与档案利用条件。对于国家所有的档案中具有永久保存价值的档案,档案主管部门则可以分类别汇集有关目录数据。通过规范档案收集制度,《实施条例》力图达成档案应归尽归、分级管理的目的。
三、细化开放利用措施,推动档案更好地发挥作用
收集、保存档案的意义最终在于利用档案,档案的价值是在利用中体现的,没有得到使用的档案就无法发挥其价值。而且,伴随经济社会的发展,各类组织和个体利用档案来分析确认事实,进行历史研究,总结经验规律等的需求也日渐高涨,档案在国家经济、政治、文化、社会、生态文明建设以及军事、外事、科技等方面发挥着越来越重要的作用。国家有义务创造便利人民群众利用档案的制度和物质条件。与此同时,一些档案上承载的信息可能叠加有个体权益和其他公共利益需要考量,对档案的开放利用可能影响相关主体个人信息、知识产权、商业秘密保护,某些档案也会涉及信息内容安全甚至国家安全。
因此,通过科学的制度设计,在平衡好安全与规范、公共利益与个人利益的基础上,加大档案开放与利用的力度,满足社会各方面对档案利用的需求,更好地发挥档案在经济社会发展中的作用,更好地为党和国家各项事业发展服务,是推进档案工作的必然要求与应有之义。
对此,《实施条例》通过多项措施,规范了档案开放利用制度,进一步提高了档案开放利用的水平。首先,为确保档案开放不损害国家安全和私人权益,《实施条例》要求国家档案馆建立馆藏档案开放审核协同机制,会同档案形成单位或移交单位进行档案开放审核,同时对尚未移交进馆的档案也明确了开放审核要求,县级以上档案主管部门则要对档案开放审核工作加强统筹协调。此外,对于档案法规定的到期不宜开放的档案,《实施条例》明确了延期开放的申请程序与审核主体。其次,《实施条例》规定了国家档案馆应当根据现实需要开展档案的开发利用和公布,一方面,在档案的查阅上,要创新档案利用服务形式,推进档案查询利用服务线上线下融合,便利民众对开放档案的查询利用;另一方面,在档案资源的利用上,要促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播,推进档案资源的社会共享,从而实现了档案开放利用水平的进一步提高。
四、为档案信息化建设提供法律基础与制度保障
当下,数字技术正在加速渗透,我们的生产生活环境和交互方式也在被深刻地重塑。在数字时代,档案载体数字化和电子档案快速发展。例如,政务服务领域,“一网通办”为代表的一站式政务服务的快速普及,电子签名、电子印章、电子证照、电子档案广泛应用;在司法领域,司法程序中采用电子文件、电子档案等作为证据也日渐普及。
在此背景下,档案工作需要从传统实体管理逐渐转向数字管理。从法律层面为档案信息化建设提供有效的制度安排,成为档案法制建设必须回答的时代课题。为此,档案法新增专章规范档案信息化,《实施条例》则在其基础上,对档案信息化制度进行了进一步的完善与细化。首先,《实施条例》明确了政府在档案信息化建设中所应起到的作用,规定国家档案主管部门应当促进全国档案数字资源共享利用工作,县级以上地方档案主管部门应当推进本行政区域有关共享利用工作。其次,针对电子档案,《实施条例》明确了其应当符合的条件与法律地位,提出了电子档案管理信息系统的建设要求,并对电子档案的移交、接收及保管措施进行了具体规定。最后,《实施条例》还对档案信息化建设的内容予以了明确,对传统载体档案数字化和数字档案馆(室)建设工作等提出了具体要求。
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中山大学信息管理学院教授 陈永生
近日,国务院总理李强签署第772号国务院令,公布《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《实施条例》),自2024年3月1日起施行。《实施条例》共8章52条,不仅是理解和适用档案法相关原则规定和具体条文的重要行政法规,也是完善我国档案法规体系的重要举措,对推动档案工作走向依法治理和高质量发展具有重要意义。
一、逐步完善我国档案法规体系
《实施条例》在我国档案法规体系中发挥着承上启下的关键性作用。作为档案法的主要配套性法规,《实施条例》对档案法的原则性规定进行了解释细化,同时融合吸纳了部分制度规范的内容,使这些既有规则成为严格意义上的档案法规,为规范档案工作提供了法律依据。《实施条例》的出台逐步完善了我国以档案法为基础,以档案法规、规章为主干,以相应的制度规范和政策文件为支撑的档案法规政策体系,推动了我国档案法治建设步入新的发展阶段。
(一)《实施条例》是对档案法的解释与细化
新修订的档案法是新时代依法治档的指南和遵循。作为我国档案法规体系的基础法,档案法的规定具有原则性、抽象性和概括性特点,其有效实施需要辅以配套法规制度作为保障。《实施条例》作为档案法最重要的配套法规之一,积极回应档案工作发展的新情况、新问题和新变化,对档案法所蕴含的法治精神、法理遵循和立法要求予以解释和细化,调整难落地的规定,改善自身以及各档案法规之间的逻辑关系,为档案工作实践提供了更加全面具体、及时有效的法规保障,便于档案主管部门、档案管理机构、档案工作者执行,增强了档案法的实施效率。
(二)《实施条例》是对制度规范的融合与吸纳
《实施条例》不仅解释和细化了档案法的有关规定,而且融合了档案制度规范的部分内容。相较于档案法律法规,档案规章和行政规范性文件具有更高的灵活性,能更及时地反映档案工作实践中出现的新情况新问题。《实施条例》吸收和借鉴了档案工作的最新成果,积极审慎地融合了部分档案规章和行政规范性文件的内容,增强了法律法规的可操作性和有效性。例如,《实施条例》第四十条电子档案接收的规定即吸收了《电子档案移交与接收办法》有关电子档案移交与接收的规定,确立了“档案馆应当在接收电子档案时进行真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检测,并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性”的规则。
二、有力推动我国档案工作走向依法治理
《实施条例》的修订和实施,将有助于构建起系统完备、科学规范、可操作性强的档案法规体系,并进一步从优化档案立法供给和档案执法程序两个层面推动我国档案工作走向依法治理。
(一)提高档案立法的有效性和及时性
《实施条例》的出台是完善我国档案法规制度的重要举措,是做好新修订的档案法配套法规、规章、行政规范性文件立改废释工作的集中体现。《实施条例》围绕档案机构及其职责、档案管理、档案开放利用、档案信息化建设以及档案监督检查等方面,准确应对档案法贯彻执行过程中可能出现的阻碍、空白、争议等新情况,以解决问题为目标,及时修订、清理与档案工作实际不相适应的法规条文,加大了档案法规制度的供给力度,提高了档案立法供给的有效性和及时性,使档案工作有法可依、有章可循,在档案立法供给层面为档案工作走向依法治理奠定了更坚实的基础。
(二)增强档案执法的准确性和可操作性
《实施条例》根据档案工作实践的发展变化,进一步细化完善档案法中的有关规定,解决档案执法过程中反映出来的突出问题。在档案法的基础上,《实施条例》进一步明晰档案执法主体的定位、细化档案执法依据的规定以及完善档案执法程序的要求,在不违背档案法精神的前提下,优化了执法程序,强化了执法能力,提升了执法效能,给予了档案执法工作更大的空间,增强了档案执法的准确性和可操作性,使档案法律法规能够更好地发挥出事前引导、事中规范和事后惩戒的作用,在档案执法层面为档案工作走向依法治理提供了更坚实的保障。
(三)细化档案权利与档案义务的规定
权利与义务是构成法律关系的内容要素,二者相互联系、不可分割。档案法对档案权利和档案义务都作了规定,坚持了档案权利与档案义务的统一性。以档案法的原则性规定为依据,《实施条例》进一步细化档案权利和档案义务的主体、档案权利和档案义务的内容以及档案权利救济途径,明确档案权利与档案义务的对等性和统一性,使档案法中有关档案权利和档案义务的条款更具操作性、可行性,在切实保障档案权利实现和档案义务履行方面有着重要的意义。
三、有力推动我国档案工作的高质量发展
《实施条例》不仅有助于推动我国档案工作走向依法治理,还有助于推动我国档案工作的高质量发展。
(一)构建完备的档案工作体制机制和责任体系
作为与档案法相配套的重要行政法规,《实施条例》在坚持统一领导、分级管理原则的前提下,不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制机制,落实档案工作责任制。一是强调坚持和加强党的领导,健全党领导档案工作的体制机制,把加强党的领导作为根本原则贯彻落实到档案工作的各方面和各环节。强调坚持和加强党对档案工作的领导是推动档案事业高质量发展的根本保证。二是细化各级各类组织机构档案工作职责的规定,将档案工作责任落实到位,尤其是新增乡镇人民政府档案工作职责规定,强化了基层档案工作,夯实了档案工作基础。三是明确要求立档单位建立档案工作责任制,落实档案工作领导、管理和执行责任,健全档案完整与安全第一责任人相关制度。四是致力于解决档案监督检查工作中的短板弱项,强化监督检查工作的相关规定,加大对档案工作的监督检查力度,切实推动档案法的各项规定落地落实。
(二)确保档案资源的完整与安全
维护档案完整与安全是档案管理的基本原则。《实施条例》在档案法的基础上,进一步细化了对文件归档、档案移交和档案接收等基本业务流程的要求,在“入口”环节确保档案的齐全完整。具体包括:明确归档责任,规定应归档的材料,由单位的各内设机构收集齐全、定期归档,任何内设机构或者个人不得拒绝归档或者据为己有;明确移交责任,规定档案移交国家档案馆的义务、期限,细化电子档案移交有关要求,并完善有关提前移交等规定;要求档案馆收集档案应遵守国家有关规定,考虑档案的珍稀程度、内容的重要性等;明确国家档案主管部门或者省、自治区、直辖市档案主管部门为档案出境的审批主体,完善档案出境有关规定,并加强与有关法律法规的衔接协调。档案安全是档案工作的底线和红线,是档案事业的根基。《实施条例》以维护档案安全为核心,细化了档案法中有关档案安全的规定。一是细化档案馆档案保管措施,要求档案馆制定安全风险管控措施和应急预案,配备必要设施设备,并对档案进行分级保护和管理。二是完善国家档案馆馆舍建设和使用有关规定,要求档案馆保障所接收档案必需的库房和设施设备,馆舍建设应当符合相应的标准。三是提出关于重要电子档案异地备份保管、灾难备份系统建设的具体要求。
(三)推动形成以人民为中心、更加开放的档案利用服务体系
《实施条例》明确了档案利用工作的开放导向和共享目标,践行以人民为中心的发展理念,进一步为档案的开放和利用提供便利条件,加大了推进档案共享利用的力度,使档案工作更好地服务人民群众。一是建立健全档案馆和立档单位紧密协同的档案开放审核机制,明晰各单位档案开放审核职责,加大档案开放审核力度,做到各级档案馆馆藏档案依法应开尽开。二是推动档案目录数据汇集,规定县级以上档案主管部门可依托国家档案馆分类别汇集档案目录数据,有助于深入了解、有效统筹整合国家档案资源。三是推进档案资源共建共享,鼓励有条件的单位加强档案资源深度挖掘和开发利用,要求档案主管部门推进档案数字资源共享利用工作。四是要求国家档案馆创新档案利用服务形式,推进档案查询利用服务线上线下融合,不断强化档案馆服务功能,积极为档案的利用创造条件。
(四)加快推进档案工作数字化转型
档案工作数字化转型是适应数字中国发展战略、提高档案治理效能、实现档案事业高质量发展的必然选择和必经之路。档案法面向数字时代下档案工作的需求新增了“档案信息化建设”专章。与档案法相呼应,《实施条例》也新增了“档案信息化建设”专章,并在档案法的基础上进一步完善了关于档案信息化建设的规定。一是要求机关、群团组织、国有企业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划,加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设,并与电子档案管理信息系统相互衔接,实现对电子档案的全过程管理。二是明确电子档案应符合的三个条件,并完善电子档案移交、接收及保管的相关措施。三是补充数字环境下的档案安全管理规定,提出重要电子档案异地备份保管、灾难备份系统建设、传统载体档案数字化和数字档案馆(室)建设等工作的要求。四是规定推进档案数字资源共享利用工作的责任主体。《实施条例》与时俱进地新增档案信息化建设的规定,将有力推进档案工作的数字化转型,使档案工作更好地融入数字中国建设当中并发挥应有的重要作用。
《实施条例》的制定、颁布和实施,是学习贯彻习近平总书记对档案工作重要指示批示精神和对高质量发展重要论述精神的重要成果,将有力推动档案工作“贯彻实施好新修订的档案法”,“走向依法治理”,实现高质量发展。
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2024年1月12日,国务院总理李强签署第772号国务院令,公布《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《实施条例》),自2024年3月1日起施行。日前,司法部、国家档案局有关负责人就《实施条例》的有关问题回答了记者提问。
问:请简要介绍一下《实施条例》的出台背景。
答:档案是历史的真实记录,档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。党中央、国务院高度重视档案工作。习近平总书记指出,档案工作存史资政育人,是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业,要加强党对档案工作的领导,贯彻实施好新修订的档案法,推动档案事业创新发展。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)对贯彻实施档案法,促进档案事业健康发展发挥了重要作用。2021年1月,新修订的档案法施行,对档案事业发展作出新的制度安排,档案工作实践的新发展也对完善档案法配套行政法规提出了新要求。此次修改《实施办法》,并更名为《实施条例》,旨在贯彻落实新修订的档案法各项规定,科学精准保障档案法有效实施,为档案事业创新发展提供有力的法治保障。
2023年12月29日,国务院常务会议审议通过《实施条例》,将于2024年3月1日起实施。《实施条例》的出台,在提升档案工作科学化规范化水平,促进档案事业高质量发展、服务经济社会发展等方面将发挥积极作用。
问:制定《实施条例》的总体思路是什么?
答:总体思路主要有以下几点:一是坚持和加强党的领导,深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神和党中央、国务院决策部署,并将其转化为法规制度。二是坚持问题导向,着力解决档案工作实践中的短板弱项,推动档案法各项规定落实落地。三是坚持守正创新,吸收和借鉴档案工作最新成果,及时将成熟的经验做法上升为制度规定,增强制度的可操作性和有效性。四是坚持系统观念,在总体框架结构和内容上做到与新修订档案法有效衔接,并处理好《实施条例》与相关法律法规的关系。
问:在完善档案工作机制方面,《实施条例》主要作了哪些制度规定?
答:《实施条例》明确,一是深入贯彻落实习近平总书记关于加强党对档案工作领导的重要指示精神,进一步明确档案工作要坚持和加强党的领导,全面贯彻党的路线方针政策和决策部署,健全党领导档案工作的体制机制,把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。二是强化县级以上人民政府职责,规定县级以上人民政府应当建立健全档案机构,提供档案长久安全保管场所和设施,并采取措施保障国家档案馆依法接收档案所需的库房及设施设备。三是完善各级各类档案机构的职责规定,新增乡镇人民政府档案工作职责规定。四是明确机关、团体、企业事业单位和其他组织要履行档案工作主体责任,细化建立档案工作责任制的相关规定,落实档案工作领导责任、管理责任、执行责任。
问:在规范档案收集管理方面,《实施条例》主要提出了哪些要求?
答:为从源头上确保档案的齐全完整,提高档案工作质量,《实施条例》规定,一是明确归档责任,规定应当归档的材料,由单位的各内设机构收集齐全、定期归档,任何机构或者个人不得拒绝归档或者据为己有。规定机关、群团组织、国有企业事业单位应当明确本单位的归档范围和档案保管期限,经同级档案主管部门审核同意后施行。二是明确移交责任,规定档案移交国家档案馆的义务、期限,完善有关提前移交、延期移交等具体规定,细化电子档案移交有关要求。三是要求档案馆通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案应当遵守国家有关规定,考虑档案的珍稀程度、内容的重要性等,规范相关工作,明确相关方权利义务和档案利用条件。
问:《实施条例》在健全档案保管制度方面是如何规定的?
答:档案安全是档案工作的红线,事关国家安全。为切实维护档案安全,《实施条例》在健全档案保管制度方面作了相关规定,一是细化档案馆档案保管措施、完善国家档案馆馆舍建设和使用有关规定。二是规定县级以上档案主管部门可以依托国家档案馆,对属于国家所有的档案中具有永久保存价值的档案分类别汇集有关目录数据。三是对档案服务外包作出相关规定,明确档案服务企业应当符合的条件。
问:在推进档案开放利用方面,《实施条例》主要作了哪些制度规定?
答:为落实档案法有关规定,进一步提高档案开放利用水平,更好服务人民群众,《实施条例》规定,一是国家档案馆应当建立馆藏档案开放审核协同机制,并要求县级以上档案主管部门加强统筹协调,明确对尚未移交进馆档案的开放审核要求。二是明确申请延期开放的程序,并根据地方档案主管部门机构改革后的新情况调整延期开放的审核主体。三是规定国家档案馆应当创新档案利用服务形式,推进档案查询利用服务线上线下融合。四是要求国家档案馆开展馆藏档案的开发利用和公布,促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播,促进档案资源的社会共享。
问:《实施条例》关于档案信息化建设重点强调了哪些内容?
答:档案信息化是国家信息化工作的重要组成部分,是档案管理现代化的重要内容。新修订的档案法新增专章规范档案信息化建设,《实施条例》在其基础上作进一步细化,一是明确电子档案管理信息系统建设要求以及电子档案应当符合的条件,规范电子档案移交、接收及保管相关措施。二是对重要电子档案异地备份保管、灾难备份系统建设、传统载体档案数字化和数字档案馆(室)建设工作等提出具体要求。三是规定国家档案主管部门应当促进全国档案数字资源共享利用,县级以上地方档案主管部门应当推进本行政区域有关共享利用。
问:《实施条例》在加强监督检查方面提出了哪些相关措施?
答:档案监督检查是档案主管部门进行监督管理的主要手段,目的是贯彻落实党和国家档案工作方针政策,敦促有关主体认真履行法定义务。为此,《实施条例》明确要求,一是建立档案工作定期报告制度,加强对国家档案馆和机关、群团组织、国有企业事业单位的监督和指导。二是完善涉嫌档案违法调查处理相关规定,明确需要追究有关责任人责任的,档案主管部门可以依法向其所在单位或者任免机关、单位提出处理建议。三是加强档案行政执法队伍建设和对档案行政执法人员的教育培训,规定从事档案行政执法工作的人员应当通过考试取得行政执法证件。
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